Esta semana volvemos al formato de “5 cosas que necesita saber”, y nuestro tema surge de una pregunta que recibí por correo electrónico.
Una colega del extranjero, también miembro del Family Firm Institute, me pidió recientemente mi opinión sobre las reuniones familiares.
En lugar de enviarle una respuesta extensa, le dije que escribiría esta entrada del blog como respuesta, y espero que muchos de ustedes la encuentren útil.
(Nota: aquí hablamos de familias emprendedoras que tienen una reunión ocasional con muchos miembros de la familia, algunos de los cuales están involucrados en asuntos de negocios, junto con muchos que no lo están.)
- Involucre a muchas personas
Cuantas más personas pueda involucrar en la planificación de la reunión, mejor. Se deben solicitar de antemano aportes e ideas al mayor número posible de participantes, y nunca debe parecer el show de una sola persona.
Además, en cuanto a lo de “muchas personas”, la realización de la(s) reunión(es) o jornada(s) también debe contar con la mayor cantidad posible de personas diferentes en roles de liderazgo, y la participación activa de todos (en lugar de pasiva) es imprescindible.
- No solo negocios
Los aspectos de negocios de la reunión son naturalmente importantes; de lo contrario, probablemente no se tomaría la molestia de convocar oficialmente a todos en primer lugar. Pero, por favor, resista la tentación de que sea “solo negocios”.
Si quiere que la gente espere con ilusión estos eventos y asista a ellos con regularidad (vea el n.º 3, más abajo), deben tener razones para esperarlos con ilusión.
Una combinación de negocios, diversión en grupo grande, formación, diversión en grupos más pequeños, tiempo libre, actividad física, dinámicas para romper el hielo y simple convivencia son consideraciones valiosas para la agenda.
- Un foro regular y recurrente
Un error que cometen algunas familias es intentar tener LA reunión familiar, una sola vez, para finalmente compartir un montón de información que han mantenido en privado durante mucho tiempo. Rara vez ese es el mejor camino a seguir.
En cambio, tener reuniones regulares, de forma recurrente (anual, semestral u otra), casi siempre es mejor idea. Los asistentes para quienes gran parte del contenido es nuevo necesitan tiempo para asimilarlo, aprender y ponerse al día antes de siquiera poder concebir las preguntas que tendrán.
La idea es tener un “foro”, o “un intercambio de puntos de vista”, que propicie la interacción y el aprendizaje, lo cual se adapta mejor a un evento regular y recurrente, con una agenda que evoluciona con el tiempo.
- La historia pasada y las perspectivas futuras
La mayoría de las empresas familiares que consideran realizar este tipo de reunión existen desde hace algunas décadas.
Por eso, compartir historias y datos sobre la trayectoria de la empresa, de hace 10, 20 y 30 años (o, a menudo, mucho más), puede ayudar a que todos los asistentes aprecien mejor lo que vino antes, incluidos los hitos importantes, los éxitos y los fracasos.
Sin embargo, el viaje en el tiempo no necesariamente debe terminar en el día de hoy. Proyectarse otros 10 o 20 años hacia adelante y conocer distintos puntos de vista sobre cómo ven los miembros de la familia la empresa y su posible participación futura también es una oportunidad que no se debe desaprovechar.
- El proceso es más importante que el contenido
Puede que usted aborde la idea de una reunión familiar como una oportunidad para contar, enseñar o compartir varios datos importantes con los miembros de la familia que están menos informados que otros, con el fin de “nivelar el terreno de juego” y hacer que todos se sientan involucrados.
Es una idea noble y, al mismo tiempo, la tentación de incluir demasiado contenido siempre está presente. A las personas sedientas de información no siempre se las atiende mejor con una manguera de bomberos.
El hábito de reuniones regulares, con la participación de muchas personas, que incluya interactividad, hablar y escuchar, compartir información para nivelar el terreno informativo, conocerse mejor y, por supuesto, divertirse: esas son las formas de juzgar el éxito de las reuniones familiares.
Lo que debe hacer bien son los procesos que intervienen en todo esto; el contenido en sí es secundario.
Cuando distintas personas se ofrezcan como voluntarias para formar parte de diversos comités que planifiquen partes de la próxima reunión, sabrá que ha puesto en marcha una iniciativa valiosa que le servirá a la familia a largo plazo.
Aunque probablemente no llegará allí rápidamente, poco a poco se puede lograr. Y todos se alegrarán de haber hecho el esfuerzo.
