Cette semaine, nous revenons au format « 5 choses à savoir », et notre sujet nous vient d’une question reçue par courriel.
Une collègue de l’étranger, elle aussi membre du Family Firm Institute, m’a récemment demandé ce que je pensais des réunions de famille.
Plutôt que de lui envoyer une longue réponse, je lui ai dit que j’écrirais ce billet de blogue pour lui répondre, et j’espère que bon nombre d’entre vous le trouveront utile.
(Remarque : nous parlons ici de familles entrepreneuriales qui tiennent une rencontre occasionnelle réunissant de nombreux membres de la famille, dont certains sont impliqués dans les affaires de l’entreprise, et beaucoup d’autres qui ne le sont pas.)
- Impliquer beaucoup de gens
Plus vous pouvez impliquer de personnes dans la planification de la réunion, mieux c’est. Il faut solliciter à l’avance les commentaires et les idées du plus grand nombre possible de participants, et la réunion ne devrait jamais donner l’impression d’être le spectacle d’une seule personne.
De plus, toujours sur le plan du « beaucoup de gens », le déroulement de la ou des réunions ou de la ou des journées devrait aussi mettre en vedette le plus grand nombre possible de personnes différentes dans des rôles de leadership, et la participation active de tous (par opposition à passive) est essentielle.
- Pas seulement les affaires
Les aspects d’affaires de la réunion sont naturellement importants, sinon vous ne vous donneriez probablement pas la peine de convoquer officiellement tout le monde au départ. Mais de grâce, résistez à la tentation d’en faire une réunion « purement d’affaires ».
Si vous voulez que les gens attendent ces événements avec impatience et y assistent régulièrement (voir le no 3, ci-dessous), il faut qu’ils aient des raisons de les attendre avec impatience.
Un mélange d’affaires, de plaisir en grand groupe, de formation, de plaisir en plus petits groupes, de temps libre, d’activité physique, d’activités brise-glace et de simple socialisation mérite d’être envisagé dans l’horaire.
- Un forum régulier et récurrent
Une erreur que commettent certaines familles est d’essayer de tenir LA réunion de famille, une seule fois, pour enfin partager une foule d’informations qu’elles ont gardées confidentielles pendant longtemps. C’est rarement la meilleure voie à suivre.
Il est presque toujours préférable de tenir des réunions régulières, de façon récurrente (annuelle, semestrielle ou autre). Les participants qui découvrent une grande partie du contenu ont besoin de temps pour l’assimiler, apprendre et se mettre à niveau avant même de pouvoir concevoir les questions qu’ils auront.
L’idée est d’avoir un « forum », ou « un échange de points de vue », qui suscite l’interaction et l’apprentissage, ce qui convient mieux à un événement régulier et récurrent, avec un ordre du jour qui évolue au fil du temps.
- L’histoire passée et les perspectives d’avenir
La plupart des entreprises familiales qui envisagent de tenir ce type de réunion existent depuis quelques décennies.
Ainsi, partager des histoires et des faits sur l’histoire de l’entreprise, il y a 10, 20 et 30 ans (ou souvent bien plus longtemps), peut aider tous les participants à mieux apprécier ce qui les a précédés, y compris les grands jalons, les réussites et les échecs.
Ce voyage dans le temps ne devrait toutefois pas nécessairement s’arrêter à aujourd’hui. Se projeter encore 10 ou 20 ans en avant et recueillir divers points de vue sur la façon dont les membres de la famille voient l’entreprise et leur éventuelle participation future est aussi une occasion à ne pas manquer.
- Le processus est plus important que le contenu
Vous pourriez aborder l’idée d’une réunion de famille comme une occasion de dire, d’enseigner ou de partager un certain nombre d’informations importantes avec les membres de la famille qui sont moins au courant que d’autres, afin d’« uniformiser les règles du jeu » et de faire en sorte que tout le monde se sente impliqué.
C’est une noble idée, et en même temps, la tentation de mettre trop de contenu est toujours présente. Les gens assoiffés d’information ne sont pas toujours bien servis par une lance d’incendie.
L’habitude de tenir des réunions régulières, avec la participation de beaucoup de gens, comprenant de l’interactivité, le fait de parler et d’écouter, le partage d’information pour mettre tout le monde sur un pied d’égalité, le fait de mieux se connaître et, bien sûr, de s’amuser : voilà les façons de juger du succès des réunions de famille.
Ce sont les processus en jeu dans tout cela que vous devez réussir, et le contenu lui-même est secondaire.
Quand différentes personnes se porteront volontaires pour siéger à divers comités afin de planifier certaines parties de la prochaine réunion, vous saurez que vous avez lancé une initiative valable qui servira bien la famille à long terme.
Même si vous n’y arriverez probablement pas rapidement, lentement mais sûrement, c’est possible. Et vous serez tous heureux d’avoir fait l’effort.
