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On Institutional Knowledge in a Family’s Continuity Journey
Hace un par de semanas, en varias ocasiones salió a relucir la idea del “conocimiento institucional”, así que decidí que podría ser algo en torno a lo cual construir una publicación del blog.
Como de costumbre, me envié un correo electrónico, lo guardé en mi carpeta de ideas para el blog y ahí se quedó, cocinándose a fuego lento.
Y he aquí que, todavía más recientemente, me cayó otro ejemplo del cielo, lo que me dio un “banco de tres patas” con el cual trabajar.
Veremos qué tiene que agregar mi amigo el señor Google y luego, como de costumbre, analizaremos cómo se relaciona el concepto con los desafíos que enfrentan las familias cuando trabajan en transiciones patrimoniales intergeneracionales.
Sección 01
Entonces, ¿qué es el “conocimiento institucional”?
Esto es parte de lo que respondió el resumen de IA de mi amigo:
“La información, la experiencia y los conocimientos colectivos, a menudo no escritos, que los empleados acumulan con el tiempo dentro de una organización”
“Cómo se hacen las cosas, las normas culturales, los procesos no documentados, el conocimiento tribal, la memoria de una organización”.
Hay muchas buenas razones para creer que es importante asegurarnos de que nuestra organización trate esa experiencia como algo digno de respetarse y preservarse.
Y, por supuesto, hay ocasiones en que llevar la idea demasiado lejos tiene sus propias desventajas.
Sección 02
Un ejemplo de un grupo de pares con voluntarios
Hay muchas publicaciones en mi sitio web en las que elogio los grupos de pares, y cada uno de esos grupos es diferente.
La mayoría funcionan de forma voluntaria, así que el conocimiento institucional no se limita solo a los “empleados”.
Como miembro relativamente nuevo de un grupo que funciona desde hace más de tres décadas, ahora estoy viendo esto en acción.
Hace poco me incorporaron a un comité, junto con un par de miembros de larga trayectoria. Apenas unos meses después, me convertí en el único miembro de ese comité.
Insistí en que necesitábamos a alguien con más antigüedad que yo, torcí el brazo correcto lo justo y necesario, y también sumamos a un miembro más nuevo.
Sección 03
Un ejemplo laboral con empleados
Dos familiares cercanos trabajan, casualmente, para la misma área de un departamento universitario.
Uno está ahí casi desde la creación del departamento; el otro, desde hace menos de dos años.
Al escucharlos hablar de los cambios estructurales que se están dando, me llama la atención que tener conocimiento institucional le da a uno más flexibilidad en cuanto a qué tan estrictamente debe seguir las nuevas reglas.
Cuando uno lleva más tiempo, puede permitirse más cosas porque realmente lo necesitan.
Cuando uno es más nuevo, es más fácil de reemplazar.
Sección 04
Una versión en una organización sin fines de lucro con un empleado
Así como escribir sobre mis propios familiares requiere cuidado, también lo requiere mi siguiente ejemplo.
Participé durante muchos años en una organización benéfica local, que tuvo bastante rotación de personal durante ese tiempo.
Una persona empleada llevaba tanto tiempo allí que su antigüedad probablemente triplicaba la de la siguiente persona.
Mientras formé parte del consejo de administración de esa organización, me refería constantemente a esa persona como quien tenía más conocimiento institucional, y todos estaban de acuerdo.
Una de las desventajas de que tanto de ese conocimiento esté en una sola persona es el riesgo que corre la organización cuando esa persona ya no está.
Una persona puede de repente dejar de estar disponible por un accidente o un problema de salud, un conflicto con su superior o incluso por haber sido sorprendida con las manos en la proverbial masa.
Sección 05
¿Y qué pasa con las familias multigeneracionales?
En una familia, los padres naturalmente tienen más conocimiento institucional que sus hijos.
En mi primer ejemplo, el comité perdió muchísimo de ese conocimiento cuando me convertí en la persona de mayor antigüedad sin tener suficiente para desempeñar bien ese rol.
Darle demasiado poder a alguien con muy poca experiencia tiene riesgos que conviene mitigar.
El segundo ejemplo nos recuerda que las reglas se aplican a todos en teoría, pero no siempre en la práctica. Las familias deben ser conscientes de esto y encontrar formas de minimizar que ocurra.
La lección más positiva del tercer ejemplo es que es importante que las personas más jóvenes y con menos experiencia empiecen a involucrarse antes en los asuntos, para que la salida repentina de alguien con mucho conocimiento institucional no termine creando un problema.
El conocimiento debería compartirse con más personas, y a veces hace falta tanto un elemento de “empujar” como uno de “jalar” para que esto funcione.
Y nunca es demasiado pronto para empezar.
