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On Institutional Knowledge in a Family’s Continuity Journey
Il y a quelques semaines, l’idée de « savoir institutionnel » s’est imposée à moi à quelques reprises, alors j’ai décidé que cela pourrait servir de base à un billet de blogue.
Comme d’habitude, je me suis envoyé un courriel, je l’ai rangé dans mon dossier d’idées de billets, et il y est resté à mijoter.
Et voilà que, encore plus récemment, un autre exemple m’est tombé du ciel, ce qui m’a donné un « tabouret à trois pattes » avec lequel travailler.
Nous verrons ce que mon ami M. Google a à ajouter, puis nous examinerons, comme d’habitude, comment ce concept se rattache aux défis que vivent les familles lorsqu’elles travaillent à des transitions intergénérationnelles de patrimoine.
Section 01
Alors, qu’est-ce que le « savoir institutionnel »?
Voici une partie de ce que m’a répondu le résumé par IA de mon ami :
« L’ensemble des informations, de l’expérience et de l’expertise, souvent non écrites, accumulées au fil du temps par les employés au sein d’une organisation »
« La façon dont les choses se font, les normes culturelles, les processus non documentés, le savoir tribal, la mémoire d’une organisation ».
Il y a beaucoup de bonnes raisons de croire qu’il est important de veiller à ce que notre organisation considère cette expérience comme digne d’être respectée et préservée.
Et, bien sûr, il y a des situations où pousser cette idée trop loin comporte ses propres inconvénients.
Section 02
Un exemple de groupe de pairs avec des bénévoles
Il y a de nombreux billets sur mon site Web dans lesquels je vante les mérites des groupes de pairs, et chacun de ces groupes est différent.
La plupart fonctionnent sur une base bénévole, et le savoir institutionnel ne se limite donc pas aux seuls « employés ».
Comme membre relativement nouveau d’un groupe qui existe depuis plus de trois décennies, je vois maintenant ce phénomène à l’œuvre.
On m’a récemment ajouté à un comité, aux côtés de quelques membres de longue date. À peine quelques mois plus tard, je suis devenu le seul membre de ce comité.
J’ai insisté sur le fait qu’il nous fallait quelqu’un ayant plus d’ancienneté que moi, j’ai tordu juste assez le bon bras, et nous avons aussi ajouté un membre plus récent.
Section 03
Un exemple en milieu de travail avec des employés
Deux membres proches de ma famille travaillent justement tous les deux pour la même division d’un département universitaire.
L’un y est presque depuis la création du département, l’autre depuis moins de deux ans.
En les écoutant parler des changements structurels en cours, je suis frappé de voir que le fait de détenir un savoir institutionnel donne plus de latitude quant à la rigueur avec laquelle on doit suivre les nouvelles règles.
Quand on est là depuis plus longtemps, on peut se permettre plus de choses, parce qu’ils ont vraiment besoin de nous.
Quand on est plus nouveau, on est plus facile à remplacer.
Section 04
Une version dans un organisme sans but lucratif avec un employé
S’il faut écrire avec prudence sur les membres de ma propre famille, c’est aussi le cas pour mon prochain exemple.
J’ai été engagé pendant de nombreuses années dans un organisme de bienfaisance local, qui a connu un roulement de personnel assez important pendant cette période.
Une employée y était depuis si longtemps que son ancienneté était probablement le triple de celle de la personne suivante.
Pendant que je siégeais au conseil d’administration de cet organisme, je parlais constamment de cette personne comme celle qui détenait le plus de savoir institutionnel, et tout le monde y adhérait.
L’un des inconvénients de concentrer autant de ce savoir chez une seule personne, c’est le risque que cela représente pour l’organisation lorsque cette personne n’est plus là.
Une personne peut soudainement ne plus être disponible en raison d’un accident ou d’un problème de santé, d’un conflit avec son supérieur, ou même parce qu’elle a été prise la main dans le proverbial sac.
Section 05
Qu’en est-il des familles multigénérationnelles?
Dans une famille, les parents ont naturellement plus de savoir institutionnel que leurs enfants.
Dans mon premier exemple ci-dessus, le comité en a perdu énormément lorsque je suis devenu la personne la plus ancienne sans en avoir assez pour bien jouer ce rôle.
Donner trop de pouvoir à quelqu’un de trop peu expérimenté comporte des risques qu’on veut atténuer.
Le deuxième exemple nous rappelle que les règles s’appliquent à tout le monde en théorie, mais pas toujours en pratique. Les familles doivent en être conscientes et trouver des façons de limiter ce phénomène.
La leçon la plus positive du troisième exemple, c’est qu’il est important que les personnes plus jeunes et moins expérimentées commencent à s’impliquer plus tôt, pour éviter que le départ soudain d’une personne détenant beaucoup de savoir institutionnel ne crée un problème.
Le savoir devrait être partagé avec plus de gens, et il faut parfois à la fois un élément de « pousser » et de « tirer » pour que ça fonctionne.
Et il n’est jamais trop tôt pour commencer.
